Extreme Produktivität: Sich Zeit nehmen, um Zeit zu gewinnen

Anmerkung der Redaktion: Robert Pozen spricht mit der Harvard Business Review über sein neues Buch, Extreme Produktivität: Steigern Sie Ihre Ergebnisse, reduzieren Sie Ihre Stunden (HarperCollins-Verlage) .



In Extreme Produktivität , Pozen bietet leistungssteigernde Tipps zu allem, was von besserem Schlaf auf nächtlichen Geschäftsflügen (Fensterplatz, kein Alkohol, Ohrstöpsel und Augenschutz) bis hin zum Umgang mit den Fehlern der Mitarbeiter (Egal wie spektakulär das Projekt gefloppt ist, nicht angreifen) Person).

Klassische Produktivitätsbücher konzentrieren sich oft auf das Zeitmanagement, aber Extreme Productivity nimmt einen viel breiteren Blick. Es liest sich eher wie ein Handbuch für Geschäftsleute. Hast du das beabsichtigt?





Um produktiv zu sein, braucht es viel mehr als die Organisation Ihres Zeitplans. Ich wollte über Fähigkeiten sprechen, die für meine eigene Karriere entscheidend waren. Kommunikation ist eins – Lesen, Schreiben und Sprechen. Eine andere ist, wie Sie innerhalb Ihrer Organisation arbeiten und sowohl mit denen über Ihnen als auch mit denen umgehen, die Ihnen unterstellt sind. Ich wollte auch, dass die Leute darüber nachdenken, wie sie ihre Karriere im sich entwickelnden Kontext ihres eigenen beruflichen und privaten Lebens gestalten.

Das Buch befasst sich mit Aspekten des Geschäftslebens, die viele von uns ärgern. Welche Möglichkeiten gibt es beispielsweise, um Meetings produktiver zu gestalten?



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Sie sollten keine Besprechungen planen, die länger als eine Stunde oder höchstens 90 Minuten dauern. Bei längeren Besprechungen sind die Erträge enorm rückläufig. Wenn Sie nur eine Stunde Zeit haben, verschwenden Sie keine Zeit mit unproduktiven Tangenten. Sie müssen auch darüber nachdenken, wie Sie das Meeting strukturieren. Wenn Besprechungsunterlagen fünf Minuten vor Besprechungsbeginn in Ihrer E-Mail eintreffen, ist dies ein Signal dafür, dass der Verantwortliche noch nicht die Voraussetzungen für eine produktive Zeitnutzung geschaffen hat. Es sollte genügend Zeit im Voraus sein, damit sich alle auf eine nachdenkliche Diskussion vorbereiten können.

Alle Meetings sollten einen effektiven Abschluss haben. Die Leute sollten sich überlegen: Was sind die To-Dos und wer wird sie erledigen? Führungskräfte neigen dazu zu denken, dass sie dies erreichen können, indem sie den Leuten einfach sagen, was sie tun sollen. Aber es gibt einen großen Unterschied zwischen der Zuweisung einer Aufgabe, die bis zum nächsten Dienstag abgeschlossen sein soll, oder der Einführung einer Herausforderung, der Zustimmung zur Bewältigung dieser Herausforderung und der gemeinsamen Suche nach einem gemeinsam vereinbarten Termin.

Zum Thema Führungsstile schreiben Sie über die Weisheit, Ihren persönlichen Stil an den Ihres Chefs anzupassen. Was ist, wenn der Stil Ihres Chefs Ihre Produktivität beeinträchtigt?



Mit Anpassung meine ich nicht, dass Ihr Stil dem Ihres Chefs entsprechen muss, aber Sie sollten synchron sein und versuchen, sicherzustellen, dass sich Ihre Fähigkeiten gegenseitig ergänzen. Wenn Ihr Vorgesetzter beispielsweise in großen Zusammenhängen denkt, können Sie dies durch Detailorientierung ausgleichen. Die Idee ist, Ihren Chef zu verstehen und sich entsprechend zu positionieren. Und wenn die Differenzen, die Sie mit Ihrem Chef haben, Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Ihren Job zu machen, müssen Sie nur den Sprung wagen und direkt darüber sprechen.

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Das sind sensible Gespräche. Wie macht man sie produktiv?

Die Leute befürchten, dass sie gefeuert werden, wenn sie ihre Meinungsverschiedenheiten mit ihren Vorgesetzten äußern, aber das ist nicht meine Erfahrung. Wenn Sie Themen höflich ansprechen, Ihre Perspektive zu den Themen erläutern und sich von persönlichen Angriffen fernhalten, werden die meisten Vorgesetzten meiner Meinung nach positiv reagieren. Noch besser, gehen Sie mit ein oder zwei Vorschlägen in dieses Gespräch ein, die zu besseren Ergebnissen führen würden. Du denkst vielleicht, du steckst den Hals raus, aber wenn der Konflikt da ist und keiner von euch ihn anspricht, wirst du wahrscheinlich sowieso nicht lange nach diesem Job suchen.



Sie nehmen in dem Buch eine Ausnahme von der Praxis vieler professioneller Firmen, die Arbeit um abrechenbare Stunden herum zu organisieren. Wie schadet das der Produktivität?

Die offensichtlichste Antwort ist, dass es einen negativen finanziellen Anreiz gibt, Probleme schnell und effizient zu lösen. Die Stundenabrechnung ist ein tief verwurzeltes Modell zur Messung von Arbeit, stammt jedoch aus einer Zeit vor unserer wissensbasierten Wirtschaft. Wenn Ihr Ziel ein großartiger Marketingplan oder eine brillante Idee für ein Softwaresystem ist, spielt es keine Rolle, ob es 2 Stunden oder 20 Stunden gedauert hat. Der Kunde zahlt für die Qualität der Lösung.

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Was halten Sie von flexiblen Arbeitszeiten?



Es ist noch ein langer Weg, aber wenn Sie einmal das Konzept verinnerlicht haben, dass Ergebnisse der wichtigste Faktor bei der Bewertung der Leistung sind, ist es kein Thema, wenn jemand früher geht oder zu spät kommt, um sich um eine Familienangelegenheit zu kümmern – wie solange diese Person ihre Arbeit erledigt und gute Ergebnisse erzielt. Und dieses Konzept, externen Verpflichtungen nachkommen zu können, sollte für die höchsten Ebenen der Organisation genauso wichtig sein wie für das mittlere Management.

Wir stellen oft fest, dass die beruflichen Verpflichtungen unsere besten Absichten übersteigen, wenn es darum geht, Zeit mit der Familie zu verbringen. Wie jonglieren Sie mit widersprüchlichen Prioritäten?

Viele Manager bestehen darauf, dass ihre Jobs routinemäßig erfordern, dass sie lange im Büro bleiben, aber wenn Sie sie drücken, geben sie zu, dass dies nicht stimmt. Einige gelegentliche Notfälle müssen Vorrang vor allem anderen haben, aber wenn Sie nicht in einem Krankenhaus arbeiten, sind solche Situationen selten. Auch wenn Sie nach dem Abendessen noch Ihre Arbeit nachholen müssen, nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Stunden Zeit, um mit den Menschen in Ihrem Leben in Kontakt zu treten, die Ihnen am wichtigsten sind.

Sie betonen die Bedeutung des Lesens, Schreibens und Redens in der Öffentlichkeit. Irgendwelche Hinweise?

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Priorisieren Sie beim Lesen. Bestimmen Sie, welche Informationen für Sie am wichtigsten sind, und verbringen Sie mehr Zeit damit, diese Informationen sorgfältig zu lesen. Ich habe mit einer Reihe von Gymnasiasten zusammengearbeitet, und was ich ihnen über das Schreiben erzähle, gilt auch für Manager: Beginnen Sie mit einer Gliederung. Es verhindert, dass Sie auf halbem Weg sind und nicht wissen, wohin Sie von dort aus gehen sollen. Lesen Sie bei öffentlichen Reden nicht aus einem Skript. Verwenden Sie stattdessen ein Blatt Papier mit einem einleitenden Satz, kurzen Notizen zu vier oder fünf Punkten, die Sie machen möchten, und einem Schlusssatz.

Sie raten davon ab, zu viel Karriereplanung zu betreiben. Wieso den?

Ich finde, die Leute sollten sich ihre Optionen offen halten. Eine jährliche Selbstbewertung ist ein wunderbares Werkzeug, aber es ist nicht produktiv, in einem Raum zu sitzen und herauszufinden, wo Sie in 10 oder 20 Jahren sein wollen. Denken Sie stattdessen darüber nach, was Sie in den nächsten ein oder zwei Jahren tun können, um Ihr Lernen, Ihre Erfahrungen und Ihre Wahlmöglichkeiten zu erweitern. Die Karriereplanung sollte eine Übung sein, an der Sie sich Ihr ganzes Leben lang beteiligen, und sie sollte die Veränderungen berücksichtigen, die sich auf dem Weg ergeben.